文章の達人

～「伝わる文書」を書く６つのポイント～
 
 

1.文書の目的を明確にする

• ・誰に書くのかを改めて意識する
• ・何について、何のために書くのかを考える
• 　誰に何を伝えたいのかを考える。最初に意識するのは、誰が読むか。上司に提出する文書なら、上司の目線で何を求めているのか、何に使うのか、何を判断したいのかを考える

 
 

２.読み手に内容が伝わる件名を付ける

• ・文書の内容がひと目で分かる件名を付ける
• ・その文書にふさわしい文体、書体を考える
• 　ひと目で文書の内容を理解できる件名を付けることで、相手にすぐに伝わるだけでなく、処理の効率化や検索も容易になる。具体的かつ簡潔に15文字程度に収めて書こう

 
 
 

３.必要な要素を押さえて構成を考える

• ・５W３Hにのっとり、必要な要素を落とさずに書く
• 　５W３Hとは…
• 　Who…誰が（主語）
• 　When…いつ（日時）
• 　Where…どこで（場所）
• 　What…何を（行動）
• 　Why…なぜ（理由）
• 　How to…どのように（方法）
• 　How much…いくらで（金額）
• 　How many…どのくらい（数量）
• 　上の５W３Hがビジネス文書に最低限必要な要素。自分が書く文書の内容の５W３Hを書き出してみよう。
• 　もし金額や数量など、必要のない項目がある場合は項目から外して

 
 
 

４.箇条書きで分かりやすく書く

• ・一文に詰め込みすぎず、箇条書きで整理する
• ・一文の長さは50文字以内で収める
• ・一文の中に読点は２つまでと意識する
• 　必要な情報を箇条書きで書き出す。その際、上記のルールを守ること。情報のもれや重複を確認。
• 　必要のないものを削り、残ったものを時系列、重要な順など、いろいろな順に並べ、最も説得力のある順序を選ぶ

 
 
 

５.正確に書けているかチェックする

• ・誤字・脱字がないか最後に一読する
• ・事実と所感（自分が感じた事）を分ける
• ・重複する表現は削る
• ・文末のあいまいな表現は避ける
• 　誤字・脱字がないかを確認。箇条書きの一項目に事実と所感（自分の感想や意見）の両方が入っている場合は分ける。　「多分」「だろう」などのあいまいな表現は削る

 
 
 

６.余白や行間など、文書をバランスよく仕上げる

• ・周囲のスペースをゆったり取る
• ・段落の終わりを一行～三行空ける
• ・行間を適度に空ける
• 　ビジネス文書はA4サイズの紙１枚に収まるように書くのが基本。入らない場合、行間を詰めてしまいがちだが、読みづらくなるので、文章を校正し、より簡潔になるように整理を。